Eine Online-Mitarbeiterbefragung durchführen mit dem Umfragecenter EFS Survey

Dieser Artikel will zu den folgenden Punkten informieren:

Anklicken oder ankreuzen - Wie erreiche ich die Mitarbeiter?

Die Online-Mitarbeiterbefragung ist ein anerkanntes Steuerungsinstrument der Personalplanung. Sie mißt neben der persönlichen Zufriedenheit mit dem Arbeitsplatz auch das Engagement für das Unternehmen (emotionale Bindung, Bereitschaft, zum Unternehmenserfolg beizutragen). Die Wirksamkeit von Veränderungsmaßnahmen kann überprüft werden, die Motivation erhöht und High-Potentials an das Unternehmen gebunden werden.

In der Vergangenheit wurde die Mitarbeiterbefragung meist papierbasiert durchgeführt. Dadurch ergab sich ein relativ hoher Aufwand bei Logistik und Personalkosten. Haben viele oder alle Mitarbeiter im Unternehmen Zugriff auf einen Computer, bietet es sich an, die Mitarbeiterbefragung online durchzuführen. Die Vorteile: der logistische Aufwand verringert sich extrem, die Daten müssen nicht gescant oder eingetippt werden, damit sind Ergebnisse schneller verfügbar.

Gibt es Mitarbeitergruppen, die keinen Computer haben, können diese "traditionell" per Papier befragt werden. Hierzu kann das Paper-Pencil-Modul des Umfragecenters EFS Survey eingesetzt werden: Der Web-Fragebogen wird dabei für die Ausgabe auf Papier aufbereitet, zum Beispiel Online-Ausfüllanweisungen durch sprachlich passende Texte für eine Papierbefragung ersetzt, Seitenumbrüche gesetzt und ein passendes Rahmen-Layout hinterlegt. Die auf Papier erhobenen Daten müssen nicht abgetippt werden, sie können gescant werden. Das Paper-Pencil-Modul des Umfragecenters EFS Survey erkennt dabei automatisch, wie die Informationen den Online-Ergebnissen der Mitarbeiterbefragung zugeordnet werden müssen.

Loyalität und Lohnzufriedenheit - Der Fragebogen einer Online-Mitarbeiterbefragung

Der Fragebogen einer Online-Mitarbeiterbefragung enthält in der Regel zwischen 30 und 80 Fragen. Die häufigste Frageform sind Matrixfragen, Fragen, bei denen einzelne Aspekte der Mitarbeiterzufriedenheit zum Beispiel auf einer Schulnotenskala beurteilt werden. Als typische Themenbereiche findet man im Fragebogen Fragen nach der Führungskompetenz des Vorgesetzten, nach der allgemeinen Zufriedenheit mit Arbeitsplatz und Weiterbildungsmöglichkeiten, aber auch danach, inwieweit überhaupt die Ziele der Abteilung und des Unternehmens bekannt sind. Offene Fragen können den Fragebogen ergänzen. Hier sollte schon bei der Konzeption der Online-Mitarbeiterbefragung überlegt werden, wie die offenen Fragen ausgewertet werden können. Stehen zum Beispiel genügend Ressourcen zur Verkodung der offenen Fragen zur Verfügung, inwiefern sollen die Daten anonymisiert werden?

Der Fragebogen einer Online-Mitarbeiterbefragung ist meist "straight forward" mit 30-80 geschlossenen Fragen. Selten werden komplexe Auswahlroutinen programmiert, die festlegen, welche Fragen ein Mitarbeiter vorgelegt bekommt.

Bei Bedarf kann bei Einsatz von umfragecenter EFS Survey ein dynamischer Fragebogen programmiert werden. Dabei werden Informationen über den Mitarbeiter vor Umfragenbeginn in der Software hinterlegt. Diese steuern, welche Fragebogenteile der Teilnehmer sieht, beispielsweise ein Vertiefungsmodul für einen bestimmten Unternehmensstandort. Alternativ können die benötigten Steuerungsinformationen natürlich auch in der Online-Mitarbeiterbefragung erhoben werden. Hand auf's Herz: Nicht immer kennen große Unternehmen hunderprozentig die Details ihrer Organisationsstruktur. Die benötigten Daten in der Mitarbeiterbefragung zu aktualisieren, ist daher ein durchaus gängiger Weg.

Internationale Online-Mitarbeiterbefragungen werden in mehreren Sprachen paralallel durchgeführt. Das umfragecenter EFS Survey unterstützt den Übersetzungsprozess in der Vorbereitungsphase mit einem umfangreichen Mehrsprachenmodul, das u.a. Schnittstellen zu professionellen Übersetzungstools wie SDLX und Trados bietet. So kann mit externen Dolmetschern und Übersetzern ohne Reibungsverluste zusammengearbeitet werden. Das umfragecenter EFS Survey trennt die Logik ("Welche Fragen hat eine Umfrage, wie sollen die hintereinandergeschaltet werden") von der Sprache. Strukturelle Änderungen am Fragebogen müssen deshalb nicht einzeln in allen Sprachvarianten nachvollzogen werden, sondern wirken sich auf alle Varianten aus.

In der Regel will man nicht vorher festlegen, in welcher Sprache ein Mitarbeiter den Fragebogen auszufüllen hat, ein Tritt ins politische Fettnäpfchen scheint da vorprogrammiert. Statt dessen bietet man eine Sprachauswahlseite an.

Das umfragecenter EFS Survey ist voll unicode/UTF8-kompatibel, d.h. es können z.B. auch Umfragen in den komplexeren asiatischen Sprachen durchgeführt werden.

Bereiche, Abteilungen, Teams: die interne Organisationsstruktur abbilden

Firmen organisieren sich in Abteilungen, sobald mehr als eine Handvoll Leute zusammenarbeiten. Die einzelnen Abteilungen fügen sich zu Bereichen zusammen, die wiederum zu größeren Einheiten zusamengefasst werden: Es entsteht eine mehr oder weniger hierarchische Organisationsstruktur Diese Organisationsstruktur wird um so komplexer, je größer ein Unternehmen ist.

Sehr häufig spielt bei einer Online-Mitarbeiterbefragung die Organisationsstruktur des Unternehmens eine Rolle, oft bei der Erhebung und meist bei der Auswertung: Oft soll jeder Bereich das Ergebnis der Mitarbeiterbefragung in Form eines speziellen Berichts erhalten, der individuell die Werte des eigenen Bereichs zeigt und oft mit der übergeordneten Organisationsebene oder mit vergleichbaren Organisationseinheiten vergleicht. Damit diese Form der Auswertung möglich wird, müssen die Informationen über die Binnenstrukturierung eines Unternehmens der Software bekannt sein. Das umfragecenter EFS Survey bietet mit dem Organisations-Manager ein Tool, mit dem Organisationsstrukturen in der Software hinterlegt werden können.

Typischerweise findet ein erster Import z.B. aus SAP statt, der dann in der Vorbereitungsphase der Online-Mitarbeiterbefragung nachbearbeitet wird. Oft stellt sich in der konkreten Projektvorbereitung heraus, dass die tatsächliche Organisationsstruktur von der "offiziellen" Struktur abweicht. Diese Änderungen können in den Organisationsmanager eingepflegt werden. Der Organisationsmanager ist wie umfragecenter EFS Survey webbasiert und ermöglicht das verteilte Arbeiten im Team an der Organisationsstruktur. Neben dem Chef-Administrator, der das komplette Organigramm bearbeitet, gibt es Team-Mitglieder, die (nur) Teilbereiche der Organisationsstruktur bearbeiten dürfen. Andere Personen haben lediglich Lese-Zugriff auf das Tool, sie nehmen als "Beobachter" am Eingabeprozess teil.

Der Organisationsmanager dient nicht nur dazu, die Organisationsstruktur im Tool zu hinterlegen. Er ermöglicht es auch in der Feldphase, den Rücklauf zu verfolgen: Gibt es Organisationseinheiten, die auffälligerweise komplett nicht an der Umfrage teilnehmen? Wie entwickelt sich der Rücklauf insgesamt?

Wichtig: Vertrauen in Methode, Datenschutz, Technik und Relevanz

Der Datenschutz ist ein besonders wichtiges Thema bei der Durchführung einer Online-Mitarbeiterumfrage. Es ist ratsam, schon im Vorfeld Kontakt mit der Datenschutzabteilung aufzunehmen und Rahmenfragen abzuklären. Zum Beispiel: darf per E-Mail eingeladen werden oder soll ein Brief verschickt werden? Oft können kreative Wege gefunden werden, den Teilnehmern der Online-Mitarbeiterbefragung das individuelle Zugangspasswort sicher zuzustellen, beispielsweise durch Aufdrucken auf die Gehaltsabrechnung.

Meist wird für jeden Teilnehmer der Online-Mitarbeiterbefragung ein individuelles Zugangspasswort hinterlegt. Dies bietet unter anderem den Vorteil, daß die Befragung unterbrochen und wiederaufgenommen werden kann und daß der Fragebogen individuell gestaltet werden kann (z.B. Name der Organisationseinheit dynamisch einblenden). Die Daten werden in der Regel im Rechenzentrum von Globalpark gespeichert und der Auftraggeber, z.B. die Personalabteilung, hat keinen Zugriff auf die Rohdaten. Für die zu erstellenden Berichte werden Anonymitätsgrenzen vereinbart, zu gering besetzte Organisationseinheiten werden nicht berichtet. Eine Rückverfolgung der Antworten auf Einzelpersonen ist daher organisatorisch ausgeschlossen. Dieses Paket können kreative Zusatzlösungen ergänzen. So kann man Teilnehmer ermutigen, innerhalb einer Organisationseinheit Zugangscodes zu tauschen. In der Praxis werden Ideen dieser Art oft in der Projektvorbereitungsphase diskutiert, in der konkreten Projektumsetzung allerdings meist als weniger relevant wieder verworfen.

Wichtig ist es, ein Gesamtkonzept für das Thema Datenschutz der Online-Mitarbeiterbefragung zu erarbeiten. Dieses besteht aus einem Kommunikationskonzept plus organisatorischen plus technischen Maßnahmen. Die technischen Maßnahmen, z.B. der Einsatz des im Internet-Business üblichen Verschlüsselungsverfahrens SSL, müssen kommuniziert werden. Letzlich baut eine professionell durchgeführte Online-Mitarbeiterbefragung schon vor Projektbeginn eine Atmosphäre des Vertrauens auf.

Die Auswertung

Die vorliegenden Daten werden nach Abschluß der Online-Mitarbeiterbefragung zu Ergebnisberichten verdichtet und an das Unternehmen zurückgespielt. Meist bekommt nicht nur die Personalabteilung einen aggregierten Bericht mit den Werten des kompletten Unternehmens, sondern Bereichs- und Abteilungsleiter bekommen ebenfalls Berichte, die den für sie relevanten Datenausschnitt zusammenfassen.

In der Regel werden die Berichte im Format PDF erzeugt. Herausforderung ist, die Daten so aufzubereiten, dass Personen, die wenig Erfahrung mit statistischen Kennzahlen haben, die Daten optimal nutzen können. Globalpark berät dazu im Kick-Off-Meeting der Projektvorbereitungsphase. In den meisten Fällen beinhaltet die Auswertung der Online Mitarbeiterbefragung die folgenden Inhalte.

Inhaltsverzeichnis
Lesehilfen zum Verständnis der Daten
grafische Aufbereitung der Daten (Balkendiagramme, Liniendiagramme, Portfolio-Darstellung usw.)
manchmal: Tabellenanhang

Wird die Online-Mitarbeiterbefragung nicht zum ersten Mal durchgeführt, bietet sich ein "historischer Vergleich" an, sofern der Fragebogen vergleichbar ist. Der Vergleich zeigt Verbesserungen bzw. Verschlechterungen der Ergebnisse und kann zur Evaluation zwischenzeitlich durchgeführter Maßnahmen dienen.

Bei Nutzung von umfragecenter EFS Survey zur Durchführung der Online-Mitarbeiterbefragung steht die sogenannte Download-Plattform zur Verfügung. Alle Personen, die Berichte sehen können, bekommen individuelle Zugangscodes für diesen webbasierten Login. Ein authorisierter Berichtsempfänger loggt sich ein und sieht in einer übersichtlichen Liste einen oder mehrere Berichte, die für ihn bestimmt sind. Wer welche Berichte sieht, wurde vorher im umfragecenter EFS Survey hinterlegt.

Eine Online-Mitarbeiterbefragung mit Globalpark

Wir unterstützen Sie mit

Software: umfragecenter EFS Survey mit Spezialmodulen zur Durchführung von Mitarbeiterbefragungen
Feld-Dienstleistungen

Das Globalpark Research und Consulting Team ist der Service-Partner bei der Durchführung einer Online Mitarbeiterbefragung. In den vergangenen fünf Jahren wurden über 100 Mitarbeiterbefragungen von Globalpark durchgeführt. Das Team verfügt über umfangreiche Erfahrungen bei der Umsetzung einer internationalen Mitarbeiterbefragung in weltweit tätigen Konzernen. Neben der Programmierung von Fragebögen, der Feldbetreuung und dem Datenservice bietet Globalpark umfassenden Support (mehrsprachige Hotline; 1.-2.-3.- Level Systematik). Das Globalpark Hochleistungsrechenzentrum stellt eine maximal verfügbare Anbindung von 155 MBit/s bereit und verfügt über einen 24-Stunden-Wachschutz sowie eine redundante Stromanbindung an das öffentliche Stromnetz. Damit gewährleistet Globalpark maximale Sicherheit der erhobenen Daten innerhalb der Mitarbeiterbefragung und höchste Performance beim Zugriff auf den Fragebogen

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